Présentation
Codexia conserve un historique des documents et analyses réalisés au sein de votre espace collaboratif.
Cet historique permet notamment :
- de retrouver des documents importés ;
- de consulter les analyses précédentes ;
- de reprendre un travail en cours ;
- de faciliter la collaboration entre membres ;
- de centraliser les traitements documentaires.
L’accès à l’historique dépend des permissions attribuées à votre compte et aux espaces collaboratifs associés.
Accéder à l’historique des analyses
Depuis votre espace Codexia, ouvrez la section dédiée aux documents ou à l’historique des analyses.
Vous pouvez y consulter les contenus précédemment importés et analysés selon vos permissions.
Consulter les documents précédents
Les documents disponibles dans l’historique peuvent être réouverts afin de reprendre les analyses ou consulter les contenus associés.
Selon les fonctionnalités disponibles, vous pouvez :
- effectuer de nouvelles recherches ;
- reprendre une analyse existante ;
- consulter les espaces collaboratifs ;
- retrouver les documents importés ;
- organiser les contenus documentaires.
Organiser les analyses
Afin de faciliter la gestion documentaire, il est recommandé d’organiser régulièrement les analyses disponibles dans votre espace.
Vous pouvez notamment :
- renommer certains documents ;
- supprimer les contenus inutilisés ;
- structurer les espaces collaboratifs ;
- regrouper les documents par projet ;
- contrôler les accès collaborateurs.
Une organisation claire des analyses facilite le travail collaboratif et la recherche d’informations importantes.
Reprendre une analyse existante
Les documents conservés dans l’historique peuvent être réutilisés afin de poursuivre un travail documentaire déjà commencé.
Cette fonctionnalité facilite notamment :
- les analyses longues ;
- les projets collaboratifs ;
- le suivi documentaire ;
- la centralisation des échanges ;
- la continuité des traitements.
Gérer la conservation des contenus
Selon les paramètres de votre espace et votre abonnement, certains documents peuvent être conservés pendant une durée limitée.
Les utilisateurs autorisés peuvent également supprimer certains contenus afin de limiter la conservation des données sensibles.
Vérifiez régulièrement les documents conservés afin de limiter l’exposition des données professionnelles sensibles.
Bonnes pratiques
- organisez les analyses par projet ou thématique ;
- supprimez les documents inutilisés ;
- utilisez des noms explicites pour les documents ;
- vérifiez régulièrement les accès collaborateurs ;
- limitez la conservation des données sensibles lorsque nécessaire.
Problèmes fréquents
Je ne retrouve plus un document
Vérifiez les espaces collaboratifs associés ainsi que les permissions attribuées à votre compte.
Certaines analyses ont disparu
Certains contenus peuvent avoir été supprimés ou ne plus être accessibles selon les paramètres de conservation configurés.
Je ne peux pas accéder à certains historiques
Les permissions utilisateurs peuvent limiter l’accès à certains documents ou espaces collaboratifs.
L’historique contient trop de documents
Organisez régulièrement vos analyses et supprimez les contenus devenus inutiles afin de conserver un espace de travail clair.
Sécurité et confidentialité
Les historiques d’analyses disponibles dans Codexia sont protégés par les mécanismes de sécurité appliqués à votre espace collaboratif.
Les permissions utilisateurs permettent de contrôler l’accès aux documents et contenus analysés.
Vérifiez régulièrement les documents conservés dans votre historique afin de limiter la conservation inutile de données sensibles.
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