Présentation
Evenco permet d’inviter plusieurs collaborateurs afin de travailler en équipe sur les différents outils et espaces disponibles.
Les membres invités peuvent accéder aux fonctionnalités selon les permissions qui leur sont attribuées.
La collaboration facilite notamment :
- le partage des accès ;
- la gestion collaborative des documents ;
- la veille réglementaire en équipe ;
- la répartition des tâches ;
- la centralisation des travaux.
Les accès des collaborateurs dépendent des permissions et rôles configurés dans votre équipe.
Accéder à la gestion des membres
Depuis votre espace équipe, ouvrez la section dédiée aux collaborateurs ou aux membres.
Cliquez ensuite sur Créer un membre.
Renseigner les informations du collaborateur
Saisissez l’adresse email de la personne à inviter.
Selon les fonctionnalités disponibles, vous pouvez également :
- définir un rôle ;
- attribuer des permissions spécifiques ;
- limiter certains accès ;
- choisir les fonctionnalités accessibles.
Attribuez uniquement les permissions nécessaires afin de limiter les accès inutiles aux données sensibles.
Envoyer l’invitation
Une fois les paramètres configurés, envoyez l’invitation au collaborateur.
Un email contenant les instructions d’accès est automatiquement transmis au destinataire.
Validation de l’invitation
Le collaborateur invité doit accepter l’invitation afin de rejoindre votre équipe.
Selon sa situation :
- il peut créer un nouveau compte Evenco ;
- ou rejoindre directement l’équipe avec un compte existant.
Gérer les membres de l’équipe
Après validation, vous pouvez gérer les collaborateurs depuis votre espace équipe.
Vous pouvez notamment :
- modifier les permissions ;
- changer les rôles ;
- retirer des accès ;
- désactiver certains membres ;
- contrôler les accès collaboratifs.
Vérifiez régulièrement les accès utilisateurs afin de maintenir un niveau de sécurité optimal.
Bonnes pratiques
- attribuez des permissions adaptées aux besoins réels ;
- limitez les accès administrateurs ;
- retirez les accès inutilisés ;
- vérifiez régulièrement les membres actifs ;
- utilisez des adresses email professionnelles.
Problèmes fréquents
Le collaborateur ne reçoit pas l’invitation
Vérifiez l’adresse email utilisée ainsi que les courriers indésirables du destinataire.
L’invitation a expiré
Certaines invitations possèdent une durée de validité limitée.
Dans ce cas, envoyez simplement une nouvelle invitation depuis votre espace équipe.
Le membre ne peut pas accéder à certaines fonctionnalités
Les permissions attribuées au collaborateur peuvent limiter l’accès à certains outils ou espaces.
Je ne peux pas modifier les permissions
Certaines actions nécessitent des droits administrateurs au sein de l’équipe.
Sécurité et confidentialité
Les accès collaborateurs sont protégés par les mécanismes de sécurité Evenco afin de limiter les accès non autorisés.
Les permissions et rôles utilisateurs permettent de contrôler précisément les fonctionnalités accessibles à chaque membre.
Retirez immédiatement les accès des collaborateurs qui ne doivent plus accéder à votre espace équipe.
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