Présentation
Evenco applique des règles de conservation des données afin de protéger les informations professionnelles et limiter la conservation inutile des contenus sensibles.
La gestion des données permet notamment :
- de sécuriser les documents professionnels ;
- de limiter la conservation des données sensibles ;
- de mieux organiser les espaces collaboratifs ;
- de contrôler les contenus conservés ;
- de renforcer la confidentialité des informations.
Les durées de conservation peuvent varier selon les fonctionnalités utilisées, les paramètres de votre espace et votre abonnement Evenco.
Conservation des documents importés
Les documents importés dans Codexia peuvent être conservés afin de permettre la reprise des analyses et la continuité du travail collaboratif.
Les contenus disponibles dépendent notamment :
- des paramètres de votre espace ;
- des permissions utilisateurs ;
- des règles de conservation appliquées ;
- des suppressions réalisées par les utilisateurs autorisés.
Gestion des historiques et analyses
Les historiques documentaires et les analyses disponibles dans Codexia peuvent être conservés afin de faciliter la collaboration et le suivi des traitements réalisés.
Certains contenus peuvent être supprimés automatiquement ou manuellement selon la configuration appliquée à votre espace.
Supprimez régulièrement les contenus devenus inutiles afin de limiter la conservation des données sensibles.
Contrôle des accès aux données
Les accès aux documents et aux données conservées dépendent des permissions attribuées aux utilisateurs de votre équipe.
Cette gestion permet notamment :
- de limiter les accès non autorisés ;
- de protéger les documents sensibles ;
- de sécuriser les espaces collaboratifs ;
- de contrôler les accès administrateurs.
Suppression des contenus
Les utilisateurs autorisés peuvent supprimer certains documents, analyses ou contenus disponibles dans leur espace collaboratif.
Selon les paramètres appliqués, certaines suppressions peuvent être définitives.
Vérifiez les contenus supprimés avant validation afin d’éviter toute perte involontaire de données importantes.
Maintenir un espace sécurisé
Une gestion régulière des contenus et des accès contribue à maintenir un environnement sécurisé et organisé.
Il est recommandé de :
- contrôler les accès utilisateurs ;
- supprimer les documents inutilisés ;
- limiter les permissions sensibles ;
- vérifier les espaces collaboratifs ;
- organiser les contenus conservés.
Bonnes pratiques
- supprimez régulièrement les documents inutilisés ;
- limitez la conservation des données sensibles ;
- contrôlez les accès collaborateurs ;
- vérifiez régulièrement les permissions administrateurs ;
- organisez les contenus documentaires par projet ou thématique.
Problèmes fréquents
Certains documents ont disparu
Certains contenus peuvent avoir été supprimés manuellement ou automatiquement selon les paramètres de conservation appliqués.
Je conserve trop de documents inutiles
Organisez régulièrement vos espaces documentaires et supprimez les contenus devenus inutiles.
Les collaborateurs accèdent encore à d’anciens contenus
Vérifiez les permissions utilisateurs ainsi que les accès associés aux espaces collaboratifs concernés.
Je souhaite limiter davantage la conservation des données
Réduisez les contenus conservés et limitez les accès aux seuls utilisateurs concernés.
Sécurité et confidentialité
Evenco applique des mécanismes de sécurité destinés à protéger les données professionnelles et les documents disponibles dans les espaces collaboratifs.
Les permissions utilisateurs et les règles de conservation contribuent à limiter l’exposition des données sensibles.
Vérifiez régulièrement les contenus conservés et les accès utilisateurs afin de maintenir un niveau de confidentialité optimal.
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